Polityka prywatności.

01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ArrowTrans Łukasz Strzaliński, ul. Stokrotki 6/2, 20-539 Lublin, NIP 7123486392, REGON 540518820 (dalej: „ArrowTrans”, „my”).

W sprawach danych osobowych skontaktujesz się z nami telefonicznie: +48 790 729 205 lub +48 790 729 206 (biuro rezerwacji pracuje od 07:00 do 22:00), albo listownie na adres firmy. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – w naszej firmie nie jest to wymagane (art. 37 RODO), więc wszystkie sprawy dotyczące danych załatwiasz bezpośrednio z ArrowTrans.

Polityka dotyczy danych, które przetwarzamy przy rezerwacji przejazdu i przewozu paczki – przez formularz na arrowtrans.pl i telefonicznie – przy kontakcie marketingowym i przy korzystaniu ze strony arrowtrans.pl. Spełniamy nią obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz z art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

02Jakie dane zbieramy i skąd

Dane, które podajesz Ty

• w formularzu rezerwacji: skąd i dokąd jedziesz (miejscowość albo adres), datę przejazdu, numer telefonu i zgodę na kontakt marketingowy;
• w rozmowie z biurem: imię i nazwisko, dokładny adres odbioru i adres docelowy, liczbę pasażerów i bagaż, a przy paczce – jej opis oraz imię, nazwisko, adres i telefon odbiorcy;
• w dalszym kontakcie: to, co przekażesz nam telefonicznie, SMS-em albo listownie, np. zmianę terminu, reklamację, prośbę o oferty, wycofanie zgody albo prośbę o fakturę z danymi do niej.

Dane od innych osób

Twoje dane możemy dostać od osoby, która zarezerwowała dla Ciebie przejazd albo nadała do Ciebie paczkę: imię i nazwisko, numer telefonu, adres odbioru lub dostawy i datę. Gdy małoletni jedzie sam, dostajemy pisemną zgodę jego rodzica albo opiekuna z danymi i telefonem tej osoby oraz osoby, która odbierze małoletniego. Gdy wieziemy pasażera albo paczkę na zlecenie innego przewoźnika, dane dostajemy od niego. Jego pasażerów i klientów przetwarzamy wtedy na jego polecenie (art. 28 RODO), a administratorem jest ten przewoźnik. Sami decydujemy tylko o danych o zdarzeniach w naszym busie, opisanych niżej, i o Twoim imieniu i numerze telefonu, jeśli zgodziłeś się u tego przewoźnika na oferty ArrowTrans (punkt 5). Jeśli podajesz nam dane innej osoby, przekaż jej, że to robisz, i wskaż tę politykę.

Dane, które zapisujemy sami

Przy wydaniu paczki zapisujemy imię, nazwisko i podpis osoby, która ją odbiera. Przy szkodzie w bagażu albo paczce i przy sprawdzeniu ich zawartości spisujemy protokół, czasem ze zdjęciami. Jeśli kierowca usunie pasażera z busa albo nie zabierze go z przyczyn opisanych w regulaminie przewozu, a także gdy pasażer umyślnie wyrządzi szkodę, nie stawi się do przejazdu bez rezygnacji albo nie zapłaci należności, zapisujemy to zdarzenie i jego datę razem z imieniem, nazwiskiem i numerem telefonu pasażera. Na tej podstawie możemy nie przyjmować jego kolejnych rezerwacji (regulamin przewozu, § 4 ust. 7 i 8).

Dokumenty tożsamości

Kierowca może poprosić pasażera przy wsiadaniu, a odbiorcę paczki przy jej wydaniu, o pokazanie dowodu osobistego albo paszportu. Dokument tylko ogląda – nie kopiujemy go i nie zapisujemy jego danych.

Dane techniczne

Gdy otwierasz stronę, nasz serwer i Cloudflare dostają adres IP i informacje o przeglądarce (np. jej rodzaj, system, adres otwieranej strony i czas wejścia) – bez tego strona nie mogłaby się wyświetlić ani bronić przed atakami. Dane o tym, jak korzystasz ze strony, zbieramy do statystyk i reklam tylko po Twojej zgodzie (punkt 12).

Dane o zdrowiu

Sami nie prosimy o dane o zdrowiu. Jeśli przekażesz nam taką informację – np. że potrzebujesz pomocy przy wsiadaniu albo, prosząc o zwolnienie z odstępnego, pokażesz zaświadczenie lekarskie (regulamin przewozu, § 6 ust. 8) – wykorzystamy ją tylko w tym celu, na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać. Jeśli w czasie przejazdu stan zdrowia pasażera wymaga pomocy, a on sam nie może się na to zgodzić, przekażemy potrzebne informacje pogotowiu (art. 9 ust. 2 lit. c RODO).

03Cele i podstawy prawne

Każdy cel ma swoją podstawę prawną z art. 6 ust. 1 RODO. Tam, gdzie podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (lit. f), podajemy, na czym on polega.

04Formularz rezerwacji krok po kroku

1. Wpisujesz, skąd i dokąd jedziesz, datę i numer telefonu. Formularz wyśle rezerwację tylko z zaznaczoną zgodą na kontakt marketingowy (punkt 5) – bez niej zarezerwujesz przez telefon.
2. Gdy wejdziesz w pole adresu, przeglądarka łączy się z Google Maps, żeby podpowiadać adresy. Dopóki nie wejdziesz w to pole, strona nie łączy się z Google Maps.
3. Po wysłaniu nasz serwer sprawdza dane i limity zgłoszeń. Do limitów zapisuje zamiast adresu IP i numeru telefonu ich skróty kryptograficzne i usuwa je, gdy przestają być potrzebne.
4. Rezerwacja trafia SMS-em do biura ArrowTrans: numer telefonu, data, skąd i dokąd oraz informacja o Twojej zgodzie na kontakt marketingowy. Ten SMS jest dowodem zgody.
5. Na numer komórkowy wysyłamy MMS z podsumowaniem zgłoszenia, numerami, z których zadzwonimy, i linkiem do regulaminu przewozu. MMS potwierdza tylko, że zgłoszenie do nas dotarło – to informacja, nie reklama.
6. Numer komórkowy trafia na naszą listę kontaktów do ofert, opisany trasą i datą przejazdu – na podstawie Twojej zgody.
7. Oddzwaniamy, ustalamy szczegóły przejazdu i wysyłamy Ci SMS z ustalonymi warunkami i linkiem do regulaminu przewozu. Potem potwierdzamy przejazd – dopiero wtedy rezerwacja jest ważna. Godzinę odbioru ustalamy telefonicznie.

Formularz ma też ukryte pole, które wypełniają tylko automaty (boty) i czasem menedżery haseł. Gdy jest wypełnione, biuro dostaje rezerwację z ostrzeżeniem, a my nie wysyłamy MMS-a i nie dodajemy numeru do listy kontaktów.

Stronę z potwierdzeniem przeglądarka może pobrać z wyprzedzeniem, gdy zaczniesz wypełniać formularz – samo pobranie nic o Tobie nie przekazuje. Trasę, datę i numer z rezerwacji pokazujemy na niej z pamięci karty przeglądarki (punkt 12). Jeśli zgodziłeś się na statystyki, informację o wysłaniu rezerwacji z kodami krajów (np. PL, DE) dostają Google i raporty Cloudflare – bez Twojego numeru i adresów.

05Kontakt marketingowy

Zaznaczając w formularzu pole „Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych zgodnie z Polityką Prywatności”, zgadzasz się, żeby ArrowTrans Łukasz Strzaliński kontaktował się z Tobą w celach marketingowych na numer telefonu podany w formularzu.

• Co dostaniesz: SMS-y i MMS-y z ofertami i promocjami ArrowTrans (np. wolne miejsca, przejazdy na święta, nowe terminy) oraz połączenia telefoniczne z takimi ofertami.
• O czym: wyłącznie o usługach ArrowTrans – przejazdach i przewozie paczek. Oferty możemy dobierać do tras i terminów, którymi jeździsz.
• Podstawa: Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (marketing bezpośredni przez telefon, SMS i MMS).

Zgoda SMS-em albo u innego przewoźnika

Na oferty ArrowTrans możesz też zgodzić się:

• SMS-em do nas, np. o treści OFERTY, także po przejeździe naszym busem na zlecenie innego przewoźnika. Numer, z którego napiszesz, dopisujemy do listy kontaktów do ofert, a Twój SMS jest dowodem zgody;
• u współpracującego przewoźnika, jeśli przy rezerwacji u niego zaznaczysz osobne pole ze zgodą na oferty ArrowTrans. Przewoźnik przekazuje nam wtedy Twoje imię i numer telefonu razem z potwierdzeniem zgody, a my dopisujemy numer do listy kontaktów do ofert. W pierwszej wiadomości podamy, od którego przewoźnika go mamy.

Taka zgoda jest dobrowolna i nie wpływa na przejazd ani cenę. Wycofasz ją tak jak każdą inną (niżej) – u nas albo u przewoźnika, który przekaże nam Twoją decyzję. Pasażerom, których wieziemy na zlecenie innych przewoźników, nie wysyłamy ofert bez takiej zgody.

Rezerwacja bez zgody

Zgoda jest potrzebna, żeby wysłać formularz na stronie, ale nie jest warunkiem przejazdu. Zadzwoń: +48 790 729 205 lub +48 790 729 206, a zarezerwujemy przejazd albo przewóz paczki bez zgody na kontakt marketingowy – na tych samych warunkach i w tej samej cenie.

Jak wycofać zgodę

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, także zaraz po rezerwacji. Wystarczy wysłać SMS o treści STOP na numer, z którego dostałeś od nas wiadomość, albo skontaktować się z nami (punkt 15).

Wycofanie zgody nie wpływa na Twoją rezerwację ani przejazd. Usuwamy wtedy numer z listy kontaktów do ofert i przestajemy wysyłać oferty i dzwonić z nimi. Kontakt sprzed wycofania pozostaje zgodny z prawem (art. 7 ust. 3 RODO). Tak samo działa sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, który możesz zgłosić w każdej chwili i bez podawania przyczyny (art. 21 ust. 2 RODO).

Bez Twojej zgody nie wysyłamy ofert SMS-em ani MMS-em i nie dzwonimy z nimi.

06Komu przekazujemy dane

Dane z rezerwacji widzą osoby, które ich potrzebują: pracownicy biura rezerwacji i kierowcy, upoważnieni przez nas i zobowiązani do poufności. Dane mogą też trafić do:

• innych przewoźników, którzy zrealizują Twój przejazd albo przewóz paczki – gdy wykonuje go współpracująca z nami firma przewozowa. Dostają dane potrzebne do przewozu: imię i nazwisko, numer telefonu, adres odbioru i adres docelowy, datę, informacje o bagażu albo paczce i dane odbiorcy paczki. Przewóz na nasze zlecenie wykonują jako podmioty przetwarzające, na podstawie umowy powierzenia danych (art. 28 RODO): mogą użyć danych tylko do tego przewozu i nie wolno im wysyłać Ci ofert, chyba że sam zgodzisz się na oferty od nich, np. SMS-em do nich. Jeśli zgłosisz nam wycofanie takiej zgody, przekażemy je tej firmie razem z Twoim numerem. O danych o zdarzeniach w swoim busie (np. szkoda, usunięcie z pojazdu, wypadek) decydują same, jako odrębni administratorzy. Podstawą jest umowa przewozu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla danych odbiorcy paczki i osoby, dla której ktoś zarezerwował przejazd – nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu przewozu (lit. f). Gdy za Twoją zgodą zawierasz umowę bezpośrednio ze współpracującą firmą przewozową (regulamin przewozu, § 7 ust. 7), przekazujemy jej dane potrzebne do tej umowy, a dalej firma ta przetwarza je jako odrębny administrator, na własnych zasadach. Jej nazwę podamy Ci przed Twoją decyzją;
• firmy hostingowej, na której serwerach działają strona arrowtrans.pl i formularz rezerwacji;
• Cloudflare, Inc. – sieci, przez którą działa strona: chroni ją przed atakami, przyspiesza ładowanie, obsługuje okno zgód na cookies i narzędzia Google (Cloudflare Zaraz), a po zgodzie na statystykę prowadzi raporty odwiedzin (Cloudflare Monitoring) jako nasz podmiot przetwarzający;
• dostawcy usługi wysyłki SMS i MMS, przez którego wysyłamy z naszego numeru wiadomości o rezerwacjach i – za Twoją zgodą – oferty, i w którego systemie prowadzimy listę kontaktów;
• operatorów telekomunikacyjnych, którzy dostarczają SMS-y, MMS-y i połączenia;
• Google Ireland Limited i Google LLC – przy statystykach (Google Analytics 4) jako nasz podmiot przetwarzający, a przy pomiarze reklam (Google Ads) i podpowiedziach adresów (Google Maps) jako odrębny administrator, na zasadach z Polityki prywatności Google i Dodatkowych warunków korzystania z Map Google. Jak Google korzysta z danych ze stron, które używają jego usług, opisuje strona Jak Google wykorzystuje informacje z witryn i aplikacji;
• banków i operatorów płatności, gdy płacisz BLIK-iem;
• biura rachunkowego i doradców prawnych – w zakresie potrzebnym do rozliczeń i ochrony naszych praw;
• ubezpieczycieli – gdy szkoda, np. w wypadku albo w bagażu, jest objęta naszym ubezpieczeniem;
• pogotowia ratunkowego – gdy stan zdrowia pasażera wymaga pomocy;
• organów publicznych, np. sądów, policji i urzędów skarbowych – gdy wymagają tego przepisy albo gdy wzywamy policję lub inne służby, np. gdy pasażer nie chce opuścić busa albo w bagażu są rzeczy zabronione.

Podmioty przetwarzające działają na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), i nie mogą wykorzystywać Twoich danych do własnych celów.

07Przekazywanie danych poza EOG

Jeździmy do Niemiec, Holandii i Belgii – to państwa Unii Europejskiej, więc przekazanie danych tamtejszym przewoźnikom lub odbiorcom paczek nie jest przekazaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Google LLC i Cloudflare, Inc. mają siedziby w Stanach Zjednoczonych, więc część danych (np. adres IP, dane o wizycie, tekst wpisywany w pole adresu) może trafić do USA. Obie firmy uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795). Gdy dane trafiają do odbiorcy spoza EOG bez takiej podstawy, przekazanie zabezpieczają standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914). Na prośbę przekażemy Ci informację o tych zabezpieczeniach.

08Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane tak długo, jak potrzebujemy ich do celu, w którym je zebraliśmy, i jak długo pozwalają na to przepisy. Okres zależy od celu:

• rezerwacja i przewóz: przez czas przygotowania i wykonania przejazdu albo przewozu paczki, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń z umowy przewozu (Prawo przewozowe, Kodeks cywilny);
• rozliczenia: przez czas, w którym przepisy podatkowe i o rachunkowości nakazują przechowywać dokumenty;
• reklamacje i roszczenia: do zakończenia sprawy i upływu terminów przedawnienia, a w razie sporu – do jego prawomocnego zakończenia;
• kontakt marketingowy: do wycofania zgody albo zgłoszenia sprzeciwu – zgoda nie wygasa sama;
• dowód zgody: także po jej wycofaniu – dopóki może być potrzebny, żeby wykazać, że kontakt był zgodny z prawem, czyli do upływu terminów przedawnienia związanych z nim roszczeń;
• zaświadczenie lekarskie (prośba o zwolnienie z odstępnego): tylko do decyzji w tej sprawie; potem zostaje sama informacja, czy zwolniliśmy Cię z odstępnego;
• odmowa przyjęcia rezerwacji: informacje o zdarzeniu przez okres, w którym regulamin przewozu pozwala nam z jego powodu nie przyjmować rezerwacji, a przy nieopłaconej należności – do jej zapłaty albo przedawnienia;
• pozostałe cele oparte na prawnie uzasadnionym interesie (np. odpowiedzi na pytania, bezpieczeństwo): dopóki ten interes istnieje albo do skutecznego sprzeciwu;
• statystyki odwiedzin (Google Analytics 4 i Cloudflare Monitoring): nowe dane zbieramy do wycofania zgody na statystykę; zestawienia, które już powstały, trzymamy dopóki są potrzebne do oceny ruchu na stronie;
• pomiar reklam i remarketing (Google Ads): nowe dane zbieramy do wycofania zgody na marketing; na liście osób, którym pokazujemy reklamy ArrowTrans, zostajesz przez okres ustawiony w Google Ads, a dane, które Google już zebrało, przechowuje ono jako odrębny administrator na własnych zasadach (punkt 6);
• dane techniczne i ochrona przed spamem: tylko przez czas potrzebny do zabezpieczenia strony i formularza;
• cookies i pamięć przeglądarki: jak w punkcie 12.

Gdy okres się kończy, dane usuwamy albo anonimizujemy.

09Twoje prawa

Na zasadach z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16);
• usunięcia danych (art. 17), np. gdy nie są już potrzebne albo wycofasz zgodę;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1), a wobec marketingu bezpośredniego w każdej chwili i bez podawania przyczyny (art. 21 ust. 2);
• wycofania zgody w każdej chwili – na kontakt marketingowy (punkt 5) i na cookies (punkt 12) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem (art. 7 ust. 3);
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl – jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem (art. 77).

Żeby skorzystać z praw, zadzwoń albo napisz do nas (punkt 15). Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w złożonej sprawie termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym Cię uprzedzimy (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o potwierdzenie, że prośba pochodzi od Ciebie, np. o kontakt z numeru telefonu, którego dotyczy.

10Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez niektórych nie zarezerwujemy ani nie wykonamy przewozu:

• trasa, data i numer telefonu są potrzebne, żeby przyjąć rezerwację i oddzwonić, a imię, nazwisko i dokładne adresy – żeby wykonać przewóz;
• dowód osobisty albo paszport pokazujesz kierowcy przy wsiadaniu, jeśli o to poprosi – bez ważnego dokumentu możemy Cię nie zabrać (regulamin przewozu, § 8 ust. 10);
• gdy małoletni jedzie sam, potrzebna jest pisemna zgoda rodzica albo opiekuna z danymi i telefonem tej osoby i osoby, która odbierze małoletniego – bez niej kierowca może odmówić przewozu (regulamin przewozu, § 10 ust. 2);
• zgoda na kontakt marketingowy jest potrzebna, żeby wysłać formularz na stronie, ale nie do rezerwacji przez telefon (punkt 5);
• dane do faktury podajesz, jeśli chcesz ją dostać – wtedy wymagają ich przepisy podatkowe;
• zgoda na statystykę odwiedzin i na reklamowe pliki cookies jest dobrowolna – bez niej strona działa tak samo.

11Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). O każdej rezerwacji decyduje człowiek w naszym biurze.

Automatycznie działają tylko:

• limity zgłoszeń, które chwilowo wstrzymują zbyt wiele rezerwacji z jednego adresu IP albo na jeden numer – wtedy zarezerwujesz przez telefon;
• dobór ofert do Twoich tras i terminów (punkt 5) – to proste profilowanie bez skutków prawnych;
• po zgodzie na cookies reklamowe – dopasowanie reklam Google do Twojej wizyty na stronie (remarketing) – to profilowanie bez skutków prawnych, a jak je wyłączyć, opisuje punkt 12.

12Cookies i pamięć przeglądarki

Strona zapisuje informacje na Twoim urządzeniu i odczytuje je – w plikach cookies i w pamięci przeglądarki. Te, bez których strona nie działa albo nie zrobi tego, o co prosisz, działają zawsze. Pozostałe – tylko po Twojej zgodzie, którą wyrażasz w oknie zgód przy pierwszej wizycie (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Narzędzia Google uruchamia po zgodzie Cloudflare Zaraz, więc część danych trafia do Google przez serwery Cloudflare, a nie prosto z przeglądarki. Po zgodzie na statystykę Cloudflare sporządza też własne raporty odwiedzin (Cloudflare Monitoring). Te raporty zostają w Cloudflare.

Zgodę na statystykę i marketing zmienisz albo wycofasz w każdej chwili w oknie „Ustawienia cookies” – przyciskiem poniżej albo w stopce każdej strony (przycisk pojawia się, gdy przeglądarka wczyta okno zgód). Pliki cookies możesz też usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie niezbędnych może utrudnić korzystanie ze strony. Reklamy spersonalizowane od Google, także te oparte na wizytach na innych stronach, wyłączysz w Moim centrum reklam Google.

13Bezpieczeństwo danych

Chronimy dane środkami technicznymi i organizacyjnymi dopasowanymi do ryzyka (art. 32 RODO), między innymi:

• połączenie ze stroną jest zawsze szyfrowane (HTTPS);
• formularz przyjmuje zgłoszenia tylko z naszej strony, ma limity zgłoszeń i ochronę przed botami;
• do ochrony przed spamem zapisujemy zamiast adresu IP i numeru telefonu ich skróty kryptograficzne, a w dziennikach błędów numer telefonu jest częściowo zamaskowany;
• dostęp do danych rezerwacji mają tylko upoważnione osoby;
• podmiotom przetwarzającym powierzamy dane na podstawie umów, które zobowiązują je do ich ochrony.

Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, zgłosimy je Prezesowi UODO, a gdy może ono powodować wysokie ryzyko dla Ciebie – zawiadomimy także Ciebie (art. 33 i 34 RODO).

14Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, narzędzia na stronie albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie, z datą, od której obowiązuje. Jeśli zmiana będzie wymagała Twojej zgody, poprosimy o nią osobno.

Ta wersja obowiązuje od 27 października 2026 r.

15Kontakt w sprawie danych

W sprawach danych osobowych – także żeby wycofać zgodę albo skorzystać z praw – zadzwoń do biura rezerwacji ArrowTrans (od 07:00 do 22:00) albo napisz na adres firmy.